Microsoft heeft gebruikers van Microsoft 365 opnieuw gewaarschuwd voor het verdwijnen van Microsoft Publisher. Vanaf 1 oktober 2026 is het programma niet meer beschikbaar binnen Microsoft 365. Heeft u nog Publisher-bestanden? Wacht dan niet te lang en zorg dat belangrijke documenten tijdig worden omgezet.

Wat gaat er precies veranderen?

Microsoft Publisher maakt op dit moment nog deel uit van bepaalde Microsoft 365-abonnementen. Vanaf 1 oktober 2026 krijgen abonnees echter geen toegang meer tot het programma. Publisher-bestanden met de extensie .pub kunnen dan niet meer met de Microsoft 365-versie van Publisher worden geopend of bewerkt.

Hoewel Microsoft gebruikers nu opnieuw waarschuwt, komt het besluit niet uit de lucht vallen. Microsoft maakte in februari 2024 al bekend dat Publisher zou verdwijnen. Nu de einddatum dichterbij komt, worden gebruikers daar nogmaals aan herinnerd.

Volgens Microsoft zijn veel toepassingen waarvoor Publisher werd gebruikt inmiddels ook mogelijk in Word en PowerPoint. Denk bijvoorbeeld aan het maken van visitekaartjes, etiketten, kalenders, uitnodigingen, folders en programmaboekjes.

Een programma met een lange geschiedenis

Microsoft Publisher verscheen in 1991 en groeide uit tot een toegankelijk programma voor desktop publishing. Het werd vooral gebruikt door kleine bedrijven, scholen, kerken, verenigingen en thuisgebruikers.

Met Publisher konden gebruikers zonder uitgebreide grafische kennis documenten ontwerpen waarin tekst en afbeeldingen nauwkeurig op een pagina werden geplaatst. Daardoor werd het programma veel gebruikt voor onder andere:

• – nieuwsbrieven;
• – verenigingsbladen;
• – folders en brochures;
• – posters en uitnodigingen;
• – certificaten;
• – etiketten en visitekaartjes.

Sommige gebruikers beschikken daardoor over een archief met Publisher-bestanden dat tientallen jaren teruggaat.

Wat gebeurt er met bestaande Publisher-bestanden?

De bestanden zelf worden niet automatisch verwijderd. Het probleem is dat u ze na 1 oktober 2026 mogelijk niet meer kunt openen wanneer u Publisher via Microsoft 365 gebruikt.

Een .pub-bestand is geen formaat dat standaard door Word of PowerPoint kan worden geopend. Het is daarom verstandig om belangrijke bestanden te converteren zolang Publisher nog beschikbaar is.

Bewaar het oorspronkelijke .pub-bestand voorlopig ook. Mocht u later toch nog toegang krijgen tot een geschikte versie van Publisher of een goed conversieprogramma, dan beschikt u in ieder geval nog over het bronbestand.

Publisher-bestanden opslaan als pdf

Wilt u een document vooral bewaren, bekijken, delen of afdrukken? Dan is pdf meestal de beste keuze. De vormgeving blijft daarbij doorgaans goed behouden.

U maakt als volgt een pdf van een Publisher-bestand:

1. 1. Open het bestand in Publisher.
2. 2. Klik op Bestand.
3. 3. Kies Opslaan als.
4. 4. Selecteer de map waarin u het bestand wilt bewaren.
5. 5. Kies bij het bestandstype voor PDF.
6. 6.Klik op Opslaan.
   

Controleer de pdf daarna zorgvuldig. Let vooral op lettertypen, afbeeldingen, paginamarges en onderdelen die buiten het afdrukgebied kunnen vallen.

Een pdf is zeer geschikt voor archivering, maar minder geschikt wanneer u het document later uitgebreid wilt aanpassen.

Wilt u het document later nog bewerken?

Microsoft noemt Word en PowerPoint als mogelijke alternatieven voor verschillende werkzaamheden die nu in Publisher worden uitgevoerd. Een Publisher-bestand kan echter niet rechtstreeks en zonder wijzigingen in Word worden geopend.

Microsoft adviseert om het Publisher-bestand eerst als pdf op te slaan. Vervolgens kunt u de pdf in Word openen:

1. 1. Open Microsoft Word.
2. 2. Klik op Bestand en daarna op Openen.
3. 3. Selecteer het opgeslagen pdf-bestand.
4. 4. Bevestig dat Word het bestand mag converteren.
   

Word probeert vervolgens een bewerkbaar document te maken. Houd er rekening mee dat de oorspronkelijke opmaak daarbij kan veranderen. Vooral bij documenten met veel tekstvakken, kolommen, vormen en afbeeldingen kan nabewerking nodig zijn.

Voor posters, presentaties en sterk visuele ontwerpen kan PowerPoint soms een bruikbaarder alternatief zijn. Documenten die regelmatig opnieuw worden gebruikt, kunt u het beste alvast opnieuw opbouwen in het programma waarmee u in de toekomst wilt werken.

Controleer niet alleen uw computer

Publisher-bestanden kunnen op verschillende plaatsen zijn opgeslagen. Controleer daarom niet alleen de map Documenten, maar ook:

• – externe harde schijven en USB-sticks;
• – een NAS of netwerkmap;
• – OneDrive, SharePoint of een andere clouddienst;
• – oude computers en reservekopieën;
• – mappen van verenigingen, scholen of bedrijven;
• – e-mailbijlagen met oude ontwerpen.

U kunt in Windows zoeken op *.pub om Publisher-bestanden terug te vinden. Het sterretje zorgt ervoor dat alle bestanden met de extensie .pub in de zoekresultaten verschijnen.

Maak eerst een inventarisatie

Niet ieder oud Publisher-bestand hoeft te worden omgezet. Maak daarom onderscheid tussen verschillende soorten documenten:

• – Belangrijke documenten: zet deze in ieder geval om naar pdf.
• – Documenten die nog worden aangepast: bouw deze opnieuw op in Word, PowerPoint of een ander programma.
• – Sjablonen: controleer of u ze nog gebruikt en maak zo nodig een nieuwe versie.
• – Verouderde bestanden: bewaar deze alleen wanneer daar een goede reden voor is.

Geef geconverteerde bestanden herkenbare namen en bewaar ze in overzichtelijke mappen. Zo voorkomt u dat het oorspronkelijke bestand en de nieuwe versie later door elkaar worden gehaald.

Hoe zit het met Publisher 2021?

Voor gebruikers van een losse, eenmalig aangeschafte versie ligt de situatie iets anders. Een correct geïnstalleerde permanente versie, zoals Publisher 2021, wordt op 1 oktober niet automatisch van de computer verwijderd. Het programma kan daardoor mogelijk nog blijven werken.

De officiële ondersteuning voor Publisher 2021 eindigt echter op 13 oktober 2026. Daarna verstrekt Microsoft geen beveiligingsupdates, foutcorrecties of technische ondersteuning meer. Ook kunnen toekomstige wijzigingen in Windows ervoor zorgen dat het programma uiteindelijk niet meer goed werkt.

Het blijven gebruiken van een niet-ondersteund programma is daarom geen toekomstbestendige oplossing. Ook bezitters van Publisher 2021 doen er verstandig aan hun belangrijke bestanden tijdig om te zetten. Microsoft Lifecycle

Wacht niet tot de laatste weken

Wie maar enkele Publisher-bestanden heeft, kan deze waarschijnlijk snel omzetten. Bij een groot archief kan dit echter veel tijd kosten. Bovendien moet bij belangrijke documenten worden gecontroleerd of de vormgeving na de conversie nog klopt.

Begin daarom ruim voor 1 oktober 2026. Maak eerst een reservekopie en zet daarna de belangrijkste documenten om. Controleer de nieuwe bestanden voordat u oude bestanden verwijdert.

Microsoft geeft zelf uitleg over het voorbereiden en converteren van Publisher-bestanden. Informatie van Microsoft over het verdwijnen van Publisher

Een goede herinnering voor digitaal archiefbeheer

Het verdwijnen van Publisher laat zien dat bekende programma’s en bestandsformaten niet onbeperkt blijven bestaan. Wie belangrijke documenten jarenlang wil bewaren, kan daarom beter niet uitsluitend vertrouwen op het oorspronkelijke bestandsformaat.

Bewaar belangrijke documenten waar mogelijk ook als pdf en zorg voor een goede reservekopie. Documenten die regelmatig moeten worden aangepast, kunt u het beste overzetten naar software die nog actief wordt ontwikkeld en ondersteund.

Heeft u nog oude Publisher-bestanden? Dan is dit een goed moment om uw digitale archief te controleren. Daarmee voorkomt u dat waardevolle folders, nieuwsbrieven, certificaten of andere ontwerpen na oktober 2026 moeilijk toegankelijk worden.